CARTA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE FLORIDABLANCA

Bucaramanga, abril 30 de 2009

Doctor

ALBERTO NAVAS REY

Secretario de Educación

Floridablanca

REF: SUBASTA FLO-010-09 ADQUISICION DE PUPITRES TIPO UNIVERSITARIO REFERENCIA NTC 4734 DESTINADAS A LAS ESCUELAS Y COLEGIOS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE Floridablanca

Cordial y respetuoso saludo Doctor Navas:

Con el fin de ejercer el derecho al control social en la contratación pública en el Departamento de Santander, el Comité de Seguimiento al Pacto por la Transparencia con el apoyo del Programa Presidencial de Lucha Anticorrupción, ha venido realizando una actividad de acompañamiento a algunos procesos de contratación, con el fin de promover las normas y principios que rigen la contratación estatal.

En desarrollo de esta actividad se ha identificado el proceso de la referencia, sobre el cual en calidad de vocera del Comité me permito hacer las siguientes observaciones:

1- CRONOGRAMA DEL PROCESO:

Se indica como fecha de publicación del proyecto de pliego de condiciones el 24 de abril de 2009 y como fecha límite para observaciones el 30 de abril. Verificada la fecha de publicación del documento indicado se advierte que esta tuvo lugar el 24 de abril a la 4 y 20 pm, por lo cual el término real de publicación no corresponde al indicado en el Decreto 2474 de 2008.

Por lo expuesto y con el fin de garantizar a los posibles interesados la posibilidad de expresar sus comentarios al proyecto de pliegos, se sugiere ampliar el término de publicación en un día hábil y realizar el correspondiente ajuste al cronograma. Igualmente se sugiere que para próximos procesos realizar la programación a partir de la fecha de publicación.

2- REQUISITO HABILITANTE DE EXPERIENCIA

Para cumplir con este requisito el proyecto de pliego de condiciones señala que el proponente debe anexar con la propuesta CERTIFICACIONES O FORMATOS No. 3, sobre contratos o transacciones comerciales ejecutados y/o en ejecución, que incluyan el objeto de la presente Contratación durante los cinco (5) años anteriores al cierre del proceso cuyo valor total sea igual o superior al presupuesto oficial estimado.

Al respecto se observa que la exigencia de presentar las certificaciones de los contratos ejecutados o en ejecución en un formato especial y propio de la Administración de Floridablanca, puede generar trámite adicionales en contra de lo dispuesto en numeral 15 el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, que establece: “15. Las autoridades no exigirán sellos, autenticaciones, documentos originales o autenticados, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales, ni cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo exijan leyes especiales”.

Por lo anterior se sugiere permitir la acreditación de experiencia mediante certificaciones que incluyan los datos más relevantes del contrato y/o copias de las actas de liquidación de los mismos.

3- CARACTERISTICAS TECNICAS DEL PRODUCTO A ADQUIRIR

En los diferentes documentos publicados se transcribe apartes de las normas técnicas correspondientes a los productos objeto del contrato, sin embargo también se incluyen características específicas que aparentemente son contrarias a las primeras. En la norma técnica se habla de sillas en madera contrachapada y el código consultado del SICE es para silla universitaria en madera, sin embargo en las especificaciones especiales consignadas más adelante se estable que las sillas deben ser en prolipropileno.

Por lo anterior y con el fin de dar cumplimiento al literal c del numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, que hace referencia al principio de transparencia, con todo respecto se solicita definir con precisión las condiciones de calidad de los bienes objeto del presente proceso de selección.

4- COMPROMISO DE TRANSPARENCIA

Finalmente me permito registra con satisfacción la inclusión en el proyecto de pliegos de condiciones del anexo 2 denominado compromiso de Transparencia, el cual se considera un paso importante en la lucha contra la corrupción.

Cordialmente,

MARIA TERESA DUARTE SIERRA

Vocera Comité de Seguimiento al Pacto por la Transparencia

CARTA BATALLÓN NUEVA GRANADA

Bucaramanga, abril 27 de 2009

Mayor

WBER ORLANDO PULIDO PARADA

Gerente de Proyecto BAGRA

SECCION CUARTA DEL BATALLON DE

A.D.A No. 2 NUEVA GRANADA

bagras4@hotmail.com

Ref: 002-BAGRA-2009 SELECCIÓN ABREVIADA ADQUISICION DOTACION CIVIL (LEY 48/93) PARA EL PERSONAL DE SOLDADOS INTEGRANTES DE LOS CONTINGENTES: 6C-2007 y 1C-2008 ORGANICOS DEL BATALLON DE A.D.A. No.2 NUEVA GRANADA Y 6C-2007ORGANICO DEL BATALLON ESPECIAL ENERGETICO Y VIAL No. 7.

Cordial y respetuoso saludo Mayor Pulido:

Con el fin de ejercer el derecho al control social en la contratación pública en el Departamento de Santander, el Comité de Seguimiento al Pacto por la Transparencia con el apoyo del Programa Presidencial de Lucha Anticorrupción, ha venido realizando una actividad de acompañamiento a algunos procesos de contratación, con el fin de promover las normas que rigen la contratación estatal.

En desarrollo de esta actividad se ha identificado el proceso de la referencia, sobre el cual en calidad de vocera del Comité me permito hacer las siguientes observaciones:

1. REQUISITO HABILITANTE DE EXPERIENCIA:

El artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 establece que “la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción de lo previsto en el numeral 4 del presente artículo. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.(…)” (Negrilla fuera de texto)

En el proyecto de pliegos en estudio se exige:

3.2.2.1. Experiencia general Mínima

Los proponentes deberán acreditar experiencia general en el suministro de

dotación, mediante máximo tres (03) contratos ejecutados en los últimos cinco años, contados a partir de la fecha de cierre del presente proceso de contratación, cuyo valor total sea igual o superior, al cien por ciento (100%) del presupuesto oficial, expresado en SMLV. En caso de ser a una entidad privada debe anexarse fotocopia de la factura cambiaria y del contrato.

3.2.2.2. Experiencia especifica Mínima:

Los proponentes deberán acreditar experiencia específica mínima en la ejecución de no menos de un (1) contrato, cuyo objeto haya sido de SUMINISTRO DE DOTACION (LEY 48 DE 1993) cualquiera que sea su valor.

Verificado el objeto del contrato se observa que se trata de dotación de prendas de vestir que no tiene requisitos o condiciones especiales que justifiquen que la experiencia se deba cumplir con contratos cuyo objeto haya sido dotación de Ley 48 de 1993, por lo tanto esta exigencia vulnera el principio de la libre concurrencia de proponentes y afecta la participación de interesados afectando la competencia. Lo anterior desconoce la norma arriba citada en especial la obligación de que los requisitos exigidos sean proporcionales al objeto del contrato a suscribir.

Por lo anterior se sugiere eliminar el requisito de experiencia específica de tal forma que puedan participar todos aquellos proveedores de prendas de vestir que cumplan los demás requisitos del pliego.

2. REQUISITO HABILITANTE DE CAPACIDAD FINANCIERA

Con respecto al nivel de endeudamiento solicitado se observa que la exigencia es demasiada baja y no garantiza la capacidad financiera mínima toda vez que se exige que sea mayor a 0.3, es decir un proponente que tenga 20 millones en pasivo total y 100 millones en activo total no podía presentarse porque su relación sería 0.2.

El indicador exigido corresponde más a criterio liquidez que a endeudamiento.

De otra parte si se modifica el indicador a menor a 0.3 estaría excluyendo a un gran porcentaje de empresas cuyo nivel de endeudamiento puede estar entre el 30 y 70%.

Por lo expuesto se sugiere revisar el nivel de endeudamiento solicitado de tal manera que sin sacrificar los intereses de la entidad, permita la participación de una pluralidad de oferentes.

3. EVALUACION DE LA PROPUESTA TECNICA

El numeral 3.4.2. Criterios de evaluación de la propuesta técnica establece:

El puntaje total asignado para la propuesta técnica será de 50 Puntos. La entidad otorgará los puntos que se indican en los DATOS a aquellas características que se ofrezcan en exceso de las mínimas requeridas. Estas características estarán relacionadas con el diseño de las prendas, la garantía de los bienes, su rendimiento, así como, con los términos y condiciones de sus servicios conexos. A la mejor propuesta por cada característica evaluable, se le dará el mayor puntaje y las demás se calificarán proporcionalmente.

Del aparte citado se observa que no incluye aspectos objetivos que permitan medir la calidad de los elementos a suministrar. El artículo 12 del Decreto 2474 de 2008 establece como criterios para determinar la propuesta más favorable la calificación de calidad y precio, soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego. En el presente proceso no se incluyen los puntajes a asignar a las características ofertadas por encima de las mínimas, ni se identifican cuales características otorgan puntaje, por lo cual se desconoce la norma invocada, por lo cual se corre el riesgo de que la calificación sea subjetiva y por tanto violatoria de las normas que rigen la contratación.

Por lo expuesto se sugiere establecer las características a evaluar e indicar el puntaje asignado a cada una.

4. PROTECCION A LA INDUSTRIA NACIONAL

En el pliego no se evidencia la aplicación de la Ley 816 de 2003 por la cual se apoya la industria nacional, norma que sigue vigente para las licitaciones públicas y selecciones abreviadas de menor cuantía.

El artículo 2 de la norma citada establece:

“Las entidades de que trata el artículo 1° asignarán, dentro de los criterios de calificación de las propuestas, un puntaje comprendido entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%), para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales.

Tratándose de bienes o servicios extranjeros, la entidad contratante establecerá un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el quince por ciento (15%), para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos.

Si una vez efectuada la calificación correspondiente, la oferta de un proponente extranjero se encuentra en igualdad de condiciones con la de un proponente nacional, se adjudicará al nacional”.

Por lo anterior se sugiere incluir dentro de los criterios de calificación el puntaje destinado a valorar la industria nacional.

Atentamente,

MARIA TERESA DUARTE SIERRA

vocera Comité de Seguimiento al Pacto

por la Transparencia

CARTA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE BUCARAMANGA, PROYECTO PLIEGO CONDICIONES CONTRATACIÓN VIGILANCIA PRIVADA

Bucaramanga, abril 13 de 2009

Doctor

LUIS ALFONSO MONTERO LUNA

Secretario de Educación Municipal

Alcaldía de Bucaramanga

Presente

Ref: OBSERVACIONES PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES LP-SEB-001-2009 PRESTACION DE SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA PRIVADA EN LA MODALIDAD DE VIGILANCIA FIJA Y/O MOVIL PARA LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES.

PRESUPUESTO OFICIAL $1,650,000,000

Cordial y respetuoso saludo Dr. Montero:

En calidad de vocera del Comité de Seguimiento al Pacto por la Transparencia y con el fin de contribuir a la mayor participación posible de oferentes en el proceso de la referencia, me permito presentar observaciones al proceso de la referencia en los siguientes términos:

1. El cronograma del proceso incluyó como días hábiles el 6, 7 y 8 de abril, fechas en las cuales la administración central no laboró, por lo tanto se solicita respetuosamente aclarar si los mismos fueron laborados en la Secretaría de Educación. En caso de que los días mencionados no se consideren hábiles se sugiere ampliar el término de publicación del proyecto de pliegos hasta el 15 de abril con el fin de cumplir con lo señalado en el artículo 9 del Decreto 2474 de 2008.

2. El pliego de condiciones hace referencia a la obligación del proponente de garantizar que está en capacidad de adelantar procesos para esclarecer siniestros, sin embargo no se aclara la forma de demostrar esta condición. En consecuencia se sugiere respetuosamente incluir en el pliego de condiciones los documentos o la forma de demostrar esta obligación.

3. En el numeral 1.1.10. VISITA A LAS INSTALACIONES OBJETO DEL SERVICIO se indica que la visita es obligatoria y tiene como objetivo primordial que el proponente conozca en forma directa las características específicas del servicio. Teniendo en cuenta que el servicio se debe prestar en 75 instituciones, se sugiere que la visita sea voluntaria o que se desarrolle en varias jornadas para poder evaluar todos los sitios en los cuales se prestará el servicio.

4. En el numeral 2.1.1.14. LICENCIAS ESPECIALES se exige que la Licencia de Funcionamiento debe allegarse vigente en las modalidades de fijas y móviles y en caso de vencerse durante la ejecución del contrato, presentar un compromiso de mantenerla vigente en el tiempo establecido en los pliegos de condiciones. También se solicita presentar la Licencia del Ministerio de Comunicaciones para operar dentro del territorio nacional y autorización de la red privada, cuya vigencia debe cubrir como mínimo el tiempo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.

En atención a que las dos licencias mencionadas son indispensables para la prestación del servicio a contratar, el cual no puede verse afectado porque durante el desarrollo del contrato la Superintendencia de Vigilancia no renueve la licencia de funcionamiento. Por lo anterior se solicita respetuosamente unificar el término de vigencia de la licencias requeridas el cual debe ser como mínimo el término de ejecución del contrato y 6 meses más, con el fin de que si se requiere realizar un adicional el contratista este en capacidad de ejecutarlo.

5. Con respecto a la acreditación de experiencia se solicita aclarar si cada certificación de experiencia debe corresponder al valor del presupuesto oficial o este debe demostrarse mediante la sumatoria de los contratos certificados.

Sobre este punto también se solicita aclarar si la enumeración de los edificios públicos mediante los cuales se puede acreditar experiencia es a título enunciativo o taxativo, en especial porque no son los únicos edificios públicos de gran afluencia de público ya que quedaría por fuera universidades, alcaldías, escenarios deportivo, entre otros.

6. Revisados los indicadores financieros solicitados con todo respeto se considera que hay un error en el capital de trabajo solicitado en el numeral 2.1.3.1, en el cual se exige mínimo 150% del valor total del presupuesto oficial, es decir mínimo 2.475 millones, suma excepcionalmente alta teniendo en cuenta que en los anteriores procesos adelantados tanto por la administración central como por la Secretaría de Educación se solicitó acreditar el 50% del presupuesto oficial. Por su parte en la licitación SEB-002 de 2008 por valor de 2.500 millones se exigió un capital de trabajo mayor o igual al 80% del presupuesto oficial.

Considerando que el plazo del contrato es de 7 meses y la forma de pago es mes vencido, el proponente lo que debe demostrar es capacidad financiera para operar entre 45 y 60 días, que es el término prudencial en el cual se debe generar el pago de la respectiva cuenta. Por lo anterior se sugiere modificar la fórmula mediante la inclusión del plazo de ejecución, de tal forma que se deba demostrar 150% del presupuesto oficial sobre el plazo expresado en meses. De esta manera se daría cumplimiento al numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, es decir la proporcionalidad que debe existir entre los requisitos exigidos y la naturaleza del objeto a contratar y su valor.

7. En el literal e del numeral 2..1.4 del proyecto de pliego de condiciones, se exige acreditar la exigencia de un Departamento de calidad a cargo de un profesional universitario mediante la presentación entre otras cosas, de un diploma de entes certificadores en sistemas de gestión, lo cual puede desconocer lo dispuesto en el parágrafo segundo del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. Por lo anterior se solicita limitar el requisito a demostrar un Departamento de Calidad.

8. En el documento de estudios previos se indican para efecto del registro de precios los códigos CUBS 2.27.6.1.37 y 2.27.6.1.38 los cuales hacen referencia a vigilancia física con medio humano con arma y en el proyecto de pliego se citan los mismos códigos para servicio sin armas. Por lo anterior se sugiere revisar los códigos de tal manera que se ajusten al servicio a contratar.

9. Finalmente en los criterios de evaluación técnica se incluye la asignación de 150 puntos al factor armamento cuando el servicio a contratar es sin armas, por lo cual un mayor o menor número de armas no incide en la calidad del servicio, en consecuencia se solicita revisar la evaluación téncia para ajustarla a lo dispuesto en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008.

Agradezco su atención,

MARIA TERESA DUARTE SIERRA

Vocera Comité

CARTA HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO

Bucaramanga, abril 7 de 2009

Doctor

ESTEBAN CESAR NUMA ANGARITA

Gerente Hospital Psiquiátrico San Camilo ESE

Presente.

Ref: Procesos de selección abreviada de menor cuantía vigencia 2009.

Cordial y respetuoso Saludo Señor Gerente:

En calidad de vocera del Comité de Seguimiento al Pacto por la Transparencia y una vez revisados los procesos de selección abreviada de menor cuantía realizados por la entidad a su cargo en el presente año, me permito formular las siguientes observaciones:

1. El numeral 1.4 de los pliegos de condiciones de los procesos abreviados de menor cuantía para el suministro de papa, queso, pollo, leche líquida, frutas y verduras, víveres secos señala expresamente que el régimen jurídico aplicable es la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

2. En todos los procesos la manifestación de interés en participar y sorteo de oferentes tuvo lugar en una fecha anterior a la de apertura del proceso, lo cual desconoce abiertamente lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 44 del Decreto 2474 de 2008, reglamentario de la Ley 1150 de 2007.

La norma en mención señala que: “Dentro de los tres días hábiles siguientes al acto de apertura del proceso, los posibles oferentes interesados en participar en el mismo manifestarán su interés, con el fin de que se conforme una lista con los posibles oferentes”.

Esta situación afecta considerablemente la posibilidad de participar de los interesados, quienes al momento en que la entidad establece las reglas definitivas del proceso, ya ha vencido la oportunidad de inscribirse. Esta sea probablemente la razón por la cual en todos los procesos solo participó un proponente y en los procesos de la leche, quesos y pollo es el mismo proponente.

3. En los informes de evaluación de los procesos abiertos para el suministro de víveres secos, leche líquida, quesos, verduras y frutas, papa y pollo, se advierte que la entidad otorgó un puntaje de 400 puntos a la capacidad financiera, 200 puntos a la verificación de experiencia y 400 puntos al precio.

Lo anterior es abiertamente contrario a lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, norma que señala que “la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso y no otorgarán puntaje,…”

De otra parte el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008 señala en su numeral tercero que en los procesos de licitación pública y abreviada de menor cuantía la oferta más favorable será la que resulte de la ponderación de elementos de calidad y precio mediante la aplicación de fórmulas o de la mejor relación costo beneficio, según lo estipulado en el pliego de condiciones. En los procesos en estudio se omite la obligación de calificar la calidad y contrario a la ley se califica y otorga puntaje a requisitos habilitantes.

4. Es evidente que los procesos señalados están afectados por la primera causal de revocatoria de los actos administrativos, consagrada en el artículo 69 del Código Contencioso Administrativo. Según la norma invocada los actos administrativos deberán ser revocados por los mismos funcionarios que los hayan expedido o por sus inmediatos superiores, de oficio o a solicitud de parte cuando sea manifiesta su oposición a la Constitución Política o a la ley.

Por lo anterior y con el fin de evitar que el ordenador del gasto y los funcionarios encargados de adelantar y vigilar los procesos de selección incurran en responsabilidad penal bajo el tipo de prevaricato por acción y responsabilidad disciplinaria por no respetar y hacer respetar la Ley, de la manera más respetuosa se sugiere considerar la posibilidad de revocar el acto de apertura de conformidad con lo previsto en el parágrafo segundo del artículo 5 del Decreto 2474 de 2008.

Finalmente me permito señalar que el presente documento tiene como único fin aportar al mejoramiento de los procesos de selección de la entidad y de esta manera promover la transparencia y participación en los mismos.

Atentamente,

MARIA TERESA DUARTE SIERRA.

Vocera Comité de Seguimiento al Pacto

por la Transparencia

CARTA A SECRETARÍA DE INFRAESTRUCTURA DE SANTANDER

Bucaramanga, abril 7 de 2009.

Ingeniero

EDGAR AUGUSTO PEDRAZA GOMEZ

Secretario de Transporte e Infraestructura

Departamento de Santander

Presente.

Ref: Publicación evaluación concurso de méritos INF-CON-09-002.

Cordial y respetuoso saludo Ingeniero:

En esta ocasión me dirijo a su Despacho con el fin de solicitarle respetuosamente se modifique el cronograma del proceso de la referencia, teniendo en cuenta que la publicación del informe evaluativo y correspondiente traslado estaba previsto para iniciar el 6 de abril y tuvo lugar a las 6 Y 55 P.M, es decir se disminuyó en un día el traslado de la información.

De acuerdo con lo manifestado por sus asesores el mecanismo de comunicación interactiva es el SECOP y el correo electrónico de la Secretaría, por lo tanto es de vital importancia realizar las publicaciones en forma oportuna para no afectar los intereses de los participantes. Así como la publicación del documento por el cual se solicitaba subsanar requisitos habilitantes realizada el 1 de abril a medio día pudo haber restringido la oportunidad de subsanar a los proponentes de fuera de la ciudad, la publicación del informe evaluativo con un día hábil de retraso puede afectar la posibilidad de presentar observaciones al mismo para todos los participantes.

Con respecto al contenido del informe evaluativo se observa que se señalan las razones por la cuales se declararon las propuestas no hábiles desde el punto de vista jurídico, financiero y técnico, pero no se indican las razones por las cuales a los proponentes hábiles se les descontó puntos, por lo tanto se sugiere respetuosamente, acatando lo dispuesto en el numeral 1.12.1 del pliego de condiciones, que se amplíe el informe evaluativo incluyendo las razones o causales para el descuento de puntos y así facilitar el proceso

Atentamente,

MARIA TERESA DUARTE SIERRA

Vocera