viernes, 13 de agosto de 2010

CARTA OBSERVACIONES COMPRA CARROS PARA POLICÍA SANTANDER

Bucaramanga, agosto 13 de 2010


Doctor
LUIS FERNANDO COTE PEÑA
Secretario de Interior
Gobernación de Santander

Presente.

Ref: Observaciones pliego definitivo Proceso Número INT COM 10-001LA COMPRA DE PARQUE AUTOMOTOR CON DESTINACION A LA POLICIA NACIONAL, DEPARTAMENTO DE SANTANDER Y DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE SEGURIDAD DAS SECCIONAL SANTANDER

Cordial y respetuoso saludo Dr. Cote:

En desarrollo de la labor de veeduría precontractual y previa revisión de los documentos publicados en el SECOP relacionados con el proceso de la referencia, de manera respetuosa me permito formular observaciones al pliego de condiciones dentro del término previsto en el cronograma de la licitación pública.

1. ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS VEHICULOS:

En el proyecto de pliegos de condiciones se incluyó una ficha detallada de cada vehículo, encontrándose que los que comprenden el grupo 1 corresponden de manera exacta a vehículos de la marca Toyota. Tal situación fue advertida en nuestro análisis y comunicada al Comité por interesados en el proceso mediante copia de un correo electrónico remitido a su Despacho como observaciones al proyecto de pliego de condiciones.

Revisado el pliego definitivo se observa que se eliminó la mayoría de las características de la ficha técnica, pero se conservan las suficientes para identificar los vehículos como Toyotas hillux, Toyota Corolla y Toyota Prado.

Aunque el pliego no menciona la marca, dado que no se incluye en las especificaciones técnicas rangos o exigencias que permitan la participación de diferentes marcas, es claro que solo podrán ofertarse vehículos Toyota.

Según el parágrafo tercero del artículo 16 del Decreto 2474, “No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas”. Revisados los estudios previos se encuentra demostrada la necesidad de adquirir vehículos pero no las razones de que estos sean marca Toyota.

De los procesos realizados por la Policía Nacional en los últimos 3 años para compra de vehículos se observa que se han adquiridos de diferentes marcas y proveedores, tal como puede observarse en la tabla anexa a este documento.

Actualmente la Secretaría administrativa de la Alcaldía de Bucaramanga adelanta un proceso de subasta para la adquisición de vehículos con amplia participación de proponentes.

Por lo anterior se sugiere respetuosamente modificar las exigencias para permitir la competencia entre las diferentes marcas reconocidas del mercado.

2. CRITERIOS DE EVALUACION

En cumplimiento de lo dispuesto en literal a del numeral 3 del artículo 12 del Decreto 2474, la entidad incluyó como criterio para seleccionar la propuesta más favorable el MANTENIMIENTO PREVENTIVO ADICIONAL DEL AUTOMOTOR OFRECIDO (400 PUNTOS).

EL puntaje se otorgará utilizando la siguiente fórmula:

CALIFICACION: (A/B) * 400

A= NUMERO DE KILOMETROS OFRECIDOS EMPRESA A EVALUAR

B= NUMERO DE KILOMETROS EMPRESA OFRECE MAYOR

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Al respecto se formulan las siguientes observaciones:

El factor para otorgar el puntajes es mantenimiento preventivo periódico sin costo para la Policía Nacional y Gobernación y se deja por fuera los vehículos del DAS.

Normalmente el mantenimiento de los vehículos debe realizarse cada cierto número de kilómetros, periodicidad que no se encuentra reflejada en la fórmula, lo cual hace que la calificación no sea objetiva. Por ejemplo un proponente A ofrece 10.000 km adicionales equivalentes a 2 mantenimientos y un proponente B ofrece 11.000 km adicionales que también equivalen a 2 mantenimientos, porque los 1.000 km que ofrece de más no justifican un nuevo mantenimiento. En este caso tendría más puntaje el proponente b pero en la práctica el servicio adicional sería igual.

Teniendo en cuenta que el literal b del numeral 5 del artículo 23 de la Ley 80 que desarrolla el principio de transparencia en la contratación, señala que en los pliegos de condiciones se “definirán reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierta de la licitación”, se solicita modificar la forma de calificar de número de kilómetros a número de mantenimientos preventivos sin costo para todas las entidades que van a recibir vehículos, incluido el DAS que recibe más vehículos del grupo 1 que la Policía Nacional.

3. CRITERIO HABILITANTE DE EXPERIENCIA

En diferentes partes del pliego definitivo se toca el tema de la experiencia:

En el numeral 2.1.2 se exigen máximo 5 certificaciones de contratos ejecutados que sumen el presupuesto oficial. Si el contrato se refiere a la venta de diversos elementos, solo se tomará en cuenta para efectos de determinar la experiencia, el valor de la venta de vehículos: Grupo 1: Camionetas, Grupo 2: Motocicletas

En las especificaciones técnicas de las motocicletas se exige a) experiencia de marca durante los últimos 5 años como fabricante y/o distribuidor y/o ensamblador de la marca y b) experiencia en distribución mediante contratos cuyo objeto haya sido fabricación y/o ensamble y/o distribución de vehículos automotores.

En el procedimiento de calificación se incluyó:

7.3.2 VERIFICACION DE LA EXPERIENCIA GENERAL

Se tendrán en cuenta las certificaciones de experiencia presentada en contratos, igual o similar al objeto de la presente contratación correspondiente a cinco (05) años anteriores, con entidades privadas o particulares en las cuales se especifique término del contrato, cantidades vendidas, valores y fecha de ejecución del contrato, se debe anexar (3) tres certificaciones.

7.3.3 VERIFICACION POR EXPERIENCIA ESPECÍFICA

Se tendrán en cuenta las certificaciones de experiencia presentada en contratos, igual o similar al objeto de la presente contratación correspondiente a tres (3) años anteriores, con entidades públicas en las cuales se especifiquen término del contrato, cantidades vendidas, valores y fecha de ejecución del contrato, se debe anexar (3) tres certificaciones.

De lo anterior se observa que el pliego da diferentes instrucciones relacionadas con la experiencia que se prestan para confundir a los proponentes:

a) En una parte del pliego la experiencia es en camionetas o motocicletas mientras que en otra es en contratos iguales o similares al objeto de la presente contratación, es decir COMPRA DE PARQUE AUTOMOTOR CON DESTINACION A LA POLICIA NACIONAL, DEPARTAMENTO DE SANTANDER Y DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE SEGURIDAD DAS SECCIONAL SANTANDER.

b) En la experiencia exigida para el grupo 2 no es clara la diferencia entre experiencia de marca y experiencia en distribución, teniendo en cuenta que el objeto es el mismo.

c) En el procedimiento de calificación la experiencia general solo se admiten contratos con entidades privada o particulares y en la experiencia específica con entidades públicas, lo cual no tiene justificación aparente y aparentemente es contradictorio con la exigencia de contratos iguales o similares al objeto de la contratación. Es necesario en este punto aclara si la venta de vehículos a empresas particulares o a entidades oficiales diferentes a la Policía y el Das se considera válida para acreditar experiencia.

d) En una parte del pliego se permite acreditar experiencia durante los últimos 5 años y en otra durante los últimos 3 años, por lo cual se hace necesario unificar este término. En una parte del pliego se habla de máximo 5 certificaciones y en otras se exigen 3

Por lo expuesto se solicita en cumplimiento de lo dispuesto en el literal b del numeral 5 del artículo 23 de la Ley 80 de 1993 citado en la observación anterior.

4. PROTECCION A LA INDUSTRIA NACIONAL

Por tratarse de una licitación pública se debe dar aplicación a lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley 816 de 2003, según el cual: “Las entidades de que trata el artículo 1o asignarán, dentro de los criterios de calificación de las propuestas, un puntaje comprendido entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%), para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales.

Tratándose de bienes o servicios extranjeros, la entidad contratante establecerá un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el quince por ciento (15%), para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos.”

Por lo anterior se solicita incluir este criterio en la forma de calificar las propuestas.

5. AUDIENCIA DE ASIGNACION DE RIESGOS

El artículo 5 del Decreto 2474 de 2008 ordena que el acto administrativo de apertura debe señalar entre otras cosas el cronograma del proceso con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan.

Revisada la resolución 11291 de 2010 solo se encuentra señalada la fecha de apertura y cierre del proceso, sin que se consigne información alguna sobre las demás etapas y diligencias del proceso. Tampoco indica la fecha a partir de la cual inicia el plazo para presentación de propuestas, fecha indispensable para determinar el momento en que debe realizarse la audiencia de asignación de riesgos.

De acuerdo con el artículo 8 del Decreto 2025 por el cual se modificó el parágrafo del artículo 8 del Decreto 2474, norma reglamentaria según la cual “La audiencia a que se refiere el presente artículo deberá realizarse con posterioridad a la expedición del acto que ordena la apertura de la licitación pública y de manera previa al inicio del plazo para la presentación de las respectivas ofertas”.

A partir de la expedición de la norma anterior es claro que no es posible realizar de manera simultánea la audiencia de riesgos y la de aclaración de pliegos, por lo tanto se hace necesario ajustar el procedimiento e informar a los interesados la fecha de realización de la audiencia de riesgos y si esta ya se realizó demostrar la forma como fue informada su realización y los resultados de la misma.

Lo anterior en virtud de la importancia que tiene la asignación y distribución de riesgos frente al equilibrio contractual, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007

Tampoco se advierte en el SECOP publicación alguna relacionada con la audiencia de aclaración de pliegos.

Agradezco el compromiso de la administración departamental con los principios de la contratación y con el trabajo del Comité de Seguimiento al Pacto por la Transparencia.

Atentamente,

MARIA TERESA DUARTE SIERRA
Vocera

c.c. Dr. Horacio Serpa Uribe, Gobernador
Dr. Aquileo Cáceres, Jefe Control Interno
Dra. María Adela Pulido, Jefe Oficina Asesora Jurídica

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